Как веб-студии работать с дебиторами

Вне зависимости от масштаба бизнеса, работа с дебиторами важный момент, так как большая дебиторская задолженность может создать серьезные проблемы. В этом материале поделюсь опытом, как можно добиться уменьшения дебиторской задолженности для ИТ-компаний, в частности для разработчиков.

В большинстве случаев, можно уменьшить этот показатель. Особенно это актуально для разработчиков. С услугами по абонентской плате все просто - нет оплаты, нет услуги. Хотя даже для услуг по абонементу, масса вариантов нарастить дебиторскую задолженность.

Конечно, бывают особые случаи, когда нужна помощь хорошего коллектроского агентства (обращайтесь только в те, которые читают Гражданский Кодекс - вот пример работы агентства, которое не читает ГК) или обратиться в суд. Бывает так, что сам долг безнадежный по каким-либо причинам и уже ничего не поможет.

По умолчанию нужно

Во-первых, необходимо определиться с размером дебиторской задолженности, которая для вас является приемлемой, после которой уже дальше, ну уж просто некуда. Также важно определить и состав такой задолженности, так как по разным услугам и направлениям это будут разные суммы.

Во-вторых, должны быть четкие инструкции (неважно письменные или устные), но сотрудники должны знать, чего стоит или не стоит делать, чтобы не создавать ситуации, ведущие к затягиванию платежей. Также должны быть инструкции по процессу работы с дебиторами.

И в третьих, нужно определиться какой срок ожидания для вас приемлемый и какие будут дальнейшие действия. "Понять и простить", отдать долг в коллекторское агентство или подавать в суд.

Что можно сделать самому без коллекторов и судов

1. Не работать с потенциальными неплательщиками.

Одним из самых лучших способов - просто не начинать работу с такими компаниями. Как правило, вычислить тех, кто платит долго и неохотно можно сразу, например если условия оплаты по разработке по вашему контракту 50%, то они вам обязательно предложат снизить аванс до 30%, ну хотя бы до 40%.

Совсем не обязательно, что тот, кто просит скидку плохо платит, желание сэкономить и не оплачивать работу все-таки разные. Те, кто меняют ваши условия работы и максимально их кастомизируют под себя (не сам продукт, а именно условия работы) входят в группу риска. Посмотрите видео "Заказчик vs Исполнитель" и вы поймете, как интуитивно вычислить потенциального неплательщика.

Сказать "нет" очень сложно, иногда для этого используется метод завышенной цены, но не всегда даже эта завышенная цена оправдана по потерянному времени, поэтому если вы хотите наверняка отказаться от проекта, но не можете сказать напрямую "нет", сошлитесь на некую занятность в течении долгих месяцев. Слышал недавно одну историю отказа от одной кишиневской веб-студии клиенту - они сказали, что всей студией переезжают за границу работать над каким-то проектом на целый год и к сожалению не смогут взяться за проект :))

2. Заранее выставлять счета и напоминать об оплате.

Казалось бы, банальная истина, но это действительно работает. Если счет приходит за 10-14 дней до предполагаемой даты оплаты, то это не обязательно, что оплата поступит раньше, но повышается вероятность оплаты вовремя, чем если этот счет отправить за 2-3 дня или в день оплаты. Это действительно работает, это то же самое, что поставить телефон на сайте - будут звонки однозначно, понятно, что не каждый посетитель вам позвонит, но звонить будут, а не будет телефона - только тем, кому действительно надо полезут в поиск искать телефон? 😉 Так и с счетом, если его нет, его просить не будут, особенно с платежом за веб-услуги.

3. Говорить напрямую с ответственным лицом.

Бывает так, что работа по разработке сайта ведется с ответственным лицом со стороны компании заказчика, который обладает не полной ответственностью за проект, а показывает его отделу маркетинга, директору, учредителям и т.д.. Часто желая сделать отличный продукт, это ответственное лицо может добавлять какие-то свои пожелания к проекту транслируя их как руководства, ну примерно так "Все хорошо, только давайте еще вот еще вот эти 3-4 пункта сделаем, которые просили учредители, директора, отдел маркетинга и мы вам оплатим за работу", также эти пункты могут быть действительно от руководства. Предположим, вы согласны на эти доработки и неважно будет ли это платная доработка или вы решили сделать это бесплатно, но есть одно но. Эта итерация вполне реально может затянуться на 1-2 недели, потом процесс оплаты счета еще неделю и вот вы уже согласились на 3 недели отложить оплату проекта, который по ТЗ уже готов.

В этой ситуации, говорить с ответственным лицом, у которого не полная ответственность (т.е. он не принимает решений об оплате) более чем бесполезно. Во-первых, редко встретишь менеджера со стороны клиента, который за объективность в этом случае, он на стороне своей компании и хочет получить результат, а не решать ваши проблемы.

Ищите возможность, повод поговорить или просто решительно позвоните именно тому, кто принимает решение по оплате и объясните, что работа по проекту уже завершена и предложите четко, что вы хотите, это важно четко и понятно сформулировать, а не лить воду. Это работает и в большинстве случаев, учредитель или директор согласиться оплатить счет. В случае если это делать через представителя компании, то тут будет понятная история, которая затянется.

Используйте этот метод для проектов, которые "висят". К примеру, все готово, но надо показать систему администрирования менеджеру, который сейчас в отпуске, нужно забить на сайт определенное кол-во контента, который обещали предоставить через 2 недели и т.п. Видите, что проект скатывается в долгое завершение, а идти на конфликт нет желания и сумма например не та, или клиент важен, то действуйте. Уж лучше оставить 10-20% "залога", что вы никуда не сбежите и закончите работы, чем держать у клиента все 50%. Нет конечно, можно требовать все и сразу, ссылаясь на договор, но об этом попозже.

4. Не загружайте сайт на домен

В этом есть определенная магия. На моем опыте, клиентам, которым удавалось нас убедить загрузить сайт на домен, потому, что "выставка", "директору надо показать срочно", "инвесторам" и т.д. удавалось же также легко и непринужденно задерживать оплату за проект дольше, чем кто бы ни был. Это как в старой поговорке "Оказанная услуга ничего не стоит".

Вообще весь процесс затягивания оплаты, больше выгоден менеджерам со стороны клиента, чем руководству. Так как, пока "идет процесс", можно просить сделать мелкие поправки, советоваться и т.д., и вроде все в рамках проекта :) Есть такие менеджеры, которые идут на любые ухищрения, чтобы вас удержать возле себя как можно дольше.

Это должна быть принципиальная позиция не загружать сайт на домен, до завершения проекта или его оплаты, даже если сервер (хостинг) на котором будет располагаться сайт ваш.

5. Договор и официальные предупреждения

Договор на создание сайта или любой другой заказной разработки должен зеркально отражать процесс работы, условия работы и оплату этих работ. Просто указать, что какой-то транш оплачивается после утверждения какого-либо этапа недостаточно. Должно быть описание, что в случае не утверждения этапа происходит, что происходит в случае отсутсвия ответа от Заказчика, в случае если возникли дополнительные работы, сколько времени дается на утверждение работ или на отправку материалов по проекту и т.д. Все эти моменты, кажущиеся очевидными и банальными должны быть подробно описаны.

Поступать конечно нужно по ситуации, но не нужно бояться писать письма с предупреждением и с ссылкой на пункты договора. Если вы забудете про сроки или выставите счет от балды на большую сумму или сделайте другой сайт :), вам вспомнят про договор, так, что и вы про него не забывайте. Кажется, что отношения будут натянутыми и потом будет сложно вообще каким-то образом закончить проект с этим клиентом. Это далеко не так, если с обоих сторон адекватные люди, то это обычный рабочий момент. Конечно не при каждом удобном случае тут же садиться и писать претензии, можно сначала попробовать решить вопрос по телефону/email, если не помогает, то написать письмо - заказное письмо или факсом. Не знаю почему иногда игнорируется телефон или email, но именно после письма на бумаге или по факсу все проблемы улаживаются быстрее или начинается новая проблема :) Надо хорошо чувствовать ситуацию, когда стоит писать, а когда можно добиться положительного результата звонком или email-ом.

6. Хостинг. Домены

Хостинг и домен в руках разработчика это один из самых шикарных аргументов для мотивации к оплате, но в тоже время, вам решать пользоваться этим рычагом давления или нет.

По поводу домена, в этом мое мнение категоричное - грешновато. Домен это собственность компании или ее владельца и должен обязательно регистрироваться на клиента, а не на себя. За это респект Molddata, которая разделяет "плательщика" и "владельца" домена.

С хостингом - можно поступить намного проще, нет оплаты за результат работы, который вы уже разместили с надеждой, что "директор увидит сайт по домену, и мы тут же оплатим", есть право поставить заглушку/удалить его с хостинга, если в договоре указано, что передача сайта после оплаты.

---

Задержка по десятку проектов для небольшой студии может привести к серьезному провалу в оборотке, когда нужно самим оплачивать счета, за которые на р/с нет средств. Поэтому помните, сайт это не мобильная или стационарная связь, это не оплата за аренду помещения или за электричество. Многим компаниям он не совсем так горит, как кажется и счет за эти услуги стоит далеко не в первой очереди, нужно напоминать.

  • Vitalie Vrabie

    по последнему пункту есть техническое решение виденное мною в рунете. делается шапка которая предупреждает что работа ещё не оплачена и сайт только в режиме превью. разумеется, в этот момент всё находится на хостинге студии, а не на продакшене. а домен может быть и клиентский уже, это даже больше стимулирует клиента к оплате; собственно пусть они в этот период показывают его хоть инвесторам, хоть клиентам своим, хоть черту лысому.